¿Cuántas horas de la semana pierdes en reuniones improductivas? Seguro que muchas más de las que te gustaría. Según un estudio de Atlassian, en EEUU los empleados asisten a una media de 62 reuniones al mes, sin embargo la mitad de ellas se considera tiempo perdido.
Esta sigue siendo la asignatura pendiente en la mayoría de las empresas. Las reuniones forman parte de la actividad laboral y son necesarias para intercambiar información sobre las tareas que se están realizando, fijar objetivos, tomar decisiones, presentar proyectos… Pero a menudo lo que suele ocurrir es que esos encuentros se alargan más de lo deseado, no se llega a ninguna conclusión y se tratan cuestiones que no estaban previstas.
Para acabar con esta situación Jeff Bezos, fundador del gigante Amazon y hombre de éxito en la gestión empresarial, utiliza la regla de las dos pizzas para que en sus reuniones no se pierda el tiempo y sean efectivas. Esta técnica se basa en afirmar que cuantas más personas participen en los encuentros menos productivos serán, o visto desde la óptica de Bezzos, si 2 pizzas no son suficientes para dar de comer a todos los asistentes entonces es que sobra gente. Para él lo ideal es que se reúnan no más de 5 personas, un número que según el fundador de Amazon propicia el intercambio de iniciativas, críticas y el planteamiento de ideas creativas e innovadoras.
Uno de los errores que se suele cometer a la hora de preparar una presentación o reunión es abrir el PowerPoint o cualquier otro programa similar. La pantalla y las diapositivas son como una tabla de salvación para mucha gente, pero lo más probable es que el resultado sea otra aburrida presentación llena de textos y datos. La charla TED del mago Marco Tempest sobre la vida de Tesla es un buen ejemplo de porqué no es necesario el uso de PowerPoint para hacer grandes presentaciones.
En Amazon lo primero que hacen los directivos que acuden a una reunión es leer en silencio una memoria -que no puede exceder de 6 páginas-, y después debaten sobre el tema expuesto. En un artículo publicado en Inc.com Carmine Gallo, autor de ‘Five Stars: The Communication Secrets to Get From Good to’, cuenta que Bezzos ha prohibido el uso del PowerPoint, ya que prefiere invertir 30 minutos en leer un texto con estructura narrativa en el que se resuman las ideas, propuestas o argumentos en lugar de fijar la vista en una pantalla y perder el tiempo viendo diapositivas en las que se pasa por alto información esencial. Para el fundador de Amazon la clave está en el uso de la narrativa
La próxima vez que tengas la tentación de encender el ordenador para preparar una presentación o reunión recuerda que, si no consigue impactar, emocionar y motivar a la audiencia habrá sido otra puesta en escena aburrida que pasará rápidamente al olvido.
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Esperamos que te haya gustado " Los curiosos métodos que utiliza Jeff Bezos en Amazon para tener reuniones productivas ".
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